Petycja do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

Ostrzeżenie

Zamknięto możliwość wypełniania tego formularza.

Sz.P. Paweł Pietrzyk
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
ul. Rakowiecka 2D,

02-517 Warszawa

PETYCJA W SPRAWIE UŁATWIEŃ W DOTACJI DLA ARCHIWÓW SPOŁECZNYCH

W imieniu sieci archiwów społecznych przekazujemy do rozważenia listę proponowanych zmian w organizowanym od trzech lat konkursie „Wspieranie działań archiwalnych”.

Konkurs jest kluczowym elementem wsparcia oddolnego ruchu dokumentowania historii i spełnia niebagatelną rolę w zabezpieczaniu niepaństwowego zasobu archiwalnego. Konkurs w obecnej formie umożliwia dofinansowanie projektów polegających na opracowaniu i zabezpieczeniu materiałów archiwalnych organizacji pozarządowych. Pomaga zatem zachować ciągłość działania wielu archiwom społecznym, co jest niezwykle istotne dla zabezpieczenia i udostępniania cennych materiałów dziedzictwa Polski. Po trzech dotychczasowych edycjach konkursu można stwierdzić bardzo dużą liczbę odrzuceń wniosków pod względem formalnym, a także malejącą liczbę ofert składanych w konkursie. To wskazuje m.in. na trudności formalne i merytoryczne związane ze zrozumieniem jego zasad.

Ekspertyza “Archiwa społeczne. Stan obecny i perspektywy” wskazuje na zasadniczą różnicę między archiwami państwowymi, a archiwami społecznymi. Większość archiwów społecznych to niewielkie organizacje, działające w miejscowościach poniżej 100 tys. mieszkańców,  nieposiadające bogatej infrastruktury oraz kadry z wykształceniem archiwistycznym. Gdyby nie ich praca, bezcenne materiały życia społecznego, artystycznego czy też historii aktywności obywatelskich nie byłyby zabezpieczone.

W 2016 roku archiwa społeczne po raz pierwszy mogły ubiegać się o finansowanie działań archiwalnych w ramach konkursu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Ogłoszony 18 stycznia 2016 konkurs „Wspieranie działań archiwalnych” umożliwił im pozyskiwanie środków finansowych na ewidencjonowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz zabezpieczanie ich zasobów. Na realizację zadań przeznaczono 900 000 zł.

W pierwszej edycji konkursu złożono 82 oferty. Dofinansowano 24 zadania, 14 zadań nie zostało zakwalifikowanych ze względów merytorycznych lub uzyskało za mało punktów, a 44 wniosków nie spełniało kryteriów formalnych. W ogłoszonej w lipcu 2016 roku drugiej części konkursu dofinansowanie otrzymały 4 projekty (dwa z nich zostały zgłoszone w pierwszej edycji, ale nie uzyskały dofinansowania ze względu na błędy formalne), 8 projektów nie zostało zakwalifikowanych ze względu na niespełnienie jednego z kryteriów merytorycznych lub otrzymały powyżej 50 punktów, ale nie uzyskały dofinansowania, 11 projektów nie spełniło wymogów formalnych.

Rok później, ogłoszono drugą edycję konkursu, również z budżetem w wysokości 900 000 zł. 20 z 34 wniosków otrzymało dofinansowanie. Wprowadzenie internetowego generatora wniosków spowodowało, że do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych nie wpłynęła żadna oferta błędna formalnie.

W ciągu dwóch lat, w trzech edycjach konkursu wsparto 38 podmiotów (27 w 2016 roku oraz 21 podmiotów w 2017 roku), w tym 27 archiwów społecznych (pozostałe podmioty to zakony lub parafie).

Edycja konkursu z 2017 roku wyszła naprzeciw oczekiwaniom wielu archiwów społecznych w zakresie określenia rodzaju wkładu własnego. Jego wysokość pozostała bez zmian (na poziomie 10% całkowitego kosztu zadania), ale od 2017 roku oferenci mogli wykazywać w nim pracę wolontariuszy, na której bardzo często swoje działania opierają archiwa społeczne. Mimo tych pozytywnych zmian liczba złożonych wniosków spadła 2,5 krotnie.

W 2018 w I naborze konkursu jedynie 2 oferty uzyskały dofinansowanie. 20 z pozostałych 21 ofert odrzucono ze względów formalnych. W wyniku działań NDAP (opublikowanie listy najczęściej popełnianych błędów formalnych, indywidualny kontakt z oferentami oraz zorganizowanie spotkania na temat składania wniosków), w II naborze przyjęto do dofinansowania 17 ofert, a 3 odrzucono ze względów formalnych.

Jesteśmy przekonani, że dotychczasowe doświadczenia zarówno ze strony Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, jak też organizacji pozarządowych biorących udział w konkursach wymagają omówienia i wspólnego namysłu nad dalszymi priorytetami merytorycznymi oraz technicznymi  konkursu. Postulujemy zatem wprowadzenie następujących zmian w konkursie “Wspieranie działań archiwalnych”:

  1. Rozszerzenie zakresu konkursu
    Archiwa społeczne (AS), oprócz zabezpieczania czy opracowania archiwaliów, prowadzą szerokie działania edukacyjne, informacyjne, wydawnicze czy naukowe i w ten sposób docierają do swoich grup odbiorców. Takie działania są koniecznością, aby aktywność archiwów spotkała się z oddźwiękiem społecznym. To co charakteryzuje AS-y to osadzenie w społeczności lokalnej czy w danym środowisku, dlatego też najczęściej głównym celem ich działania jest animowanie czy edukowanie tych grup. Robią to efektywnie - docierają do nowych grup odbiorców, niezainteresowanych dotąd historią. Drugą istotną kwestią jest pozyskiwanie materiałów archiwalnych, tzw. działalność na przedpolu archiwalnym - tu AS-y są szczególnie aktywne. Żaden zasób nie spływa do archiwum społecznego automatycznie, dlatego archiwa te podejmują różnorodne akcje na rzecz pozyskania zbiorów archiwalnych. Kolejną, niezwykle istotną kwestią jest rozwój systemów informacyjnych archiwistyki społecznej, tak aby użytkownicy w łatwy sposób mogli dotrzeć do różnorodnych, rozproszonych dotąd materiałów archiwalnych. Warto więc rozważyć uwzględnienie tych potrzeb w regulaminie konkursu i rozszerzyć przedmiot zadania o:
    - gromadzenie (pozyskiwanie) materiałów archiwalnych,
    - popularyzację wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach,
    - prowadzenie działalności informacyjnej i wydawniczej,
    - działania naukowe oparte o archiwalia,
    - projektowanie, wdrażanie, eksploatację, rozwój systemów informacyjnych archiwistyki społecznej.
    Zadania te są zgodne z zakresem działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, wymienionych w Art. 21 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

  2. Możliwość otrzymania dotacji na materiały nie będące własnością organizacji.
    Nie każda organizacja posiada na własność materiały archiwalne, którymi dysponuje. Wiele z nich opracowuje, zabezpiecza, digitalizuje i udostępnia zasób osób prywatnych na mocy odpowiednich umów licencyjnych. Perspektywa objęcia przez Naczelną Dyrekcję konkursem także nieewidencjonowanych zasobów niepaństwowych (czyli materiałów od osób prywatnych) znacznie rozszerzyłaby zakres konkursu o nowe, ciekawe materiały archiwalne. Postulujemy, by możliwe było opracowanie zasobu nie będącego własnością organizacji, ale osoby prywatnej, która na mocy odpowiedniej umowy nie zrzekłaby się zasobu, ale udostępniła licencję do jego wykorzystania dla organizacji zgodnie z wnioskowanym zadaniem (taką możliwość przewiduje np. program “Kultura cyfrowa” organizowany przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego).

  3. Możliwość finansowania prac związanych z gromadzeniem, opracowaniem, zabezpieczaniem, udostępnianiem kopii cyfrowych materiałów archiwalnych Działania dokumentacyjne AS-ów, które owocują powstawaniem ich zasobu archiwalnego, skupiają się wokół zbierania materiałów dotyczących konkretnego tematu. Często archiwa gromadzą tylko odwzorowania cyfrowe materiałów archiwalnych. Wynika to z tego, że właściciele kolekcji nie chcą przekazywać oryginałów, a AS-y często nie mają warunków do ich przechowywania i udostępniania. Gromadzone przez AS-y zbiory cyfrowe są nie do przecenienia. Przedstawiciele oddolnych inicjatyw społecznych nawiązują szerokie kontakty, zyskują zaufanie społeczne poprzez wspólną ze społecznością lokalną pracę nad dokumentowaniem historii. Digitalizują źródła w archiwach domowych, w prywatnych kolekcjach bądź sami je wywołują nagrywając relacje świadków historii (występują aż w 23% archiwach społecznych). Kolekcje tworzone w ten sposób, z zaangażowaniem dużych zespołów wolontariuszy, są pod wieloma względami unikalne. Warto wspierać inicjatywy ich tworzenia z wielu powodów. Po pierwsze, zdigitalizowane materiały archiwalne często przepadają po śmierci ich właścicieli, pozostają tylko ich cyfrowe odwzorowania. Co więcej, historia lokalna jest w nich często pełniej udokumentowana niż w państwowych instytucjach pamięci. I wreszcie, takie działania dokumentacyjne sprzyjają budowaniu społeczeństwa obywatelskiego. Przy finansowaniu prac związanych z opracowaniem czy zabezpieczeniem kopii cyfrowych archiwaliów, oczywiście należy wymagać, by kopie były zdigitalizowane zgodnie ze standardami digitalizacji oraz by archiwum posiadało prawa do dysponowania nimi.

  4. Uwzględnienie specyfiki opracowania zbiorów archiwów społecznych
    Zbiory archiwów społecznych wymagają specyficznego podejścia do ich opracowywania. Dla archiwistów społecznych ważne jest każde pozyskane zdjęcie, dokument czy relacja biograficzna. Osobiście docierają do źródła i zbierają informacje o nim. Zyskuje to wyraz w opracowaniu archiwalnym, które charakteryzuje się szczegółowymi informacjami na poziomie dokumentu. Takie opisy są zapisem pamięci i sumą wiedzy społecznej o danej osobie, miejscu czy wydarzeniu. Opracowanie na poziomie jednostek archiwalnych jest typowe dla archiwów państwowych - chcąc zapoznać się z dokumentami wewnątrz jednostki, czytelnik może udać się do czytelni AP. W przypadku archiwów społecznych często nie ma możliwości skorzystania z oryginałów w siedzibie, więc opracowanie do poziomu dokumentu daje szansę na udostępnienie zbiorów przez internet. Regulamin ostatniej edycji konkursu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wśród priorytetowych działań wyróżnił opisanie zbiorów do poziomu jednostki archiwalnej, a nie dokumentu. Można przypuszczać, że mogło to podziałać zniechęcająco na wiele archiwów społecznych, ponieważ nie jest jasne czy można uzyskać finansowanie na opracowanie dokumentów. Jak pisze dr Tomasz Czarnota (Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie) “Poziom opisu dokumentu można uznać za najbardziej rozbudowany i wartościowy z perspektywy oceny całego systemu informacji archiwalnej obserwowanego w przebadanych AS-ach” [ekspertyza “Archiwa społeczne. Stan obecny i perspektywy”, Warszawa 2016, s. 62] .

  5. Wydłużenie czasu realizacji zadania i realizowanie zadań w trybie wieloletnim.
    W 2016 roku projekty mogły być realizowane maksymalnie od 30 kwietnia do 30 października, natomiast w 2017 roku od dnia zawarcia umowy (wyniki konkursu zostały ogłoszone 19 maja 2017) i musiało się zakończyć nie później niż do 31 grudnia 2017 r. Tak więc w 2016 roku oferenci na realizację zadania mieli maksymalnie 6 miesięcy, a w 2017 roku 7 miesięcy. W roku 2018 na realizację zadania w praktyce przeznaczono około 6 miesięcy (realizacja mogła się zacząć od podpisania umowy, składanie ofert trwało do 23 maja). Wprowadzenie finansowania zadań w trybie wieloletnim wpłynęłoby pozytywnie na jakość realizowanego zadania ułatwiając racjonalne rozplanowanie pracy przy małym zespole współpracowników. Opracowanie dużych zespołów archiwalnych (np. spuścizn fotoreporterskich) czy też prace konserwatorskie wymagają niekiedy wieloletniej pracy.

  6. Wydłużenie czasu na przygotowanie oferty.
    W 2017 roku Konkurs został ogłoszony 7 kwietnia, natomiast termin składania ofert upłynął 28 kwietnia. W 2018 roku konkurs ogłoszono 30 kwietnia, a składanie ofert trwało do 23 maja. Być może 16 dni roboczych, mogło się okazać za krótkim terminem na przygotowanie oferty. Warto pamiętać, że działalność archiwalna jest w większości organizacji prowadzona równolegle z działaniami edukacyjnymi, animacyjnymi, naukowymi etc. Można przypuszczać, że informacja o Konkursie mogła nie trafić do wielu potencjalnych zainteresowanych. To przypuszczenie może potwierdzać fakt, że w 2016 roku, kiedy konkurs został ogłoszony 18 stycznia, a termin składania ofert został wyznaczony na 29 lutego (oferenci mieli na przygotowanie wniosku 43 dni, w tym 31 dni robocze) wpłynęło około 2,5 razy więcej ofert niż w 2017 roku

  7. Pomoc formalna dla oferentów - przygotowanie wzorcowo wypełnionego wniosku, możliwość sprawdzenia oferty pod względem formalnym.
    W 2017 roku prawie połowa oferentów (10 z 19) otrzymała dofinansowanie w poprzedniej edycji konkursu. Może to świadczyć o tym, że regulamin konkursu, prawidłowe wypełnienie wniosku w dwa razy krótszym czasie niż w 2016 roku okazały się zbyt trudne dla podmiotów z małym doświadczeniem w składaniu wniosków. Liczba ofert mogłaby znacząco się zwiększyć, jeśli powstałby modelowo wypełniony wniosek, na którym mogliby się wzorować oferenci. Takie rozwiązanie stosuje Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, które na swojej stronie internetowej umieszcza plik pdf z wypełnioną ofertą oraz z komentarzami, które mogą ułatwić pracę ubiegającym się o dotację. W tym samym Ministerstwie oferenci mogą sprawdzić pod względem formalnym swoją ofertę 15 dni przed upływem terminu finalnego złożenia wniosku. Oba ułatwienia mogłyby asekurować w pisaniu wniosku AS-y, które po raz pierwszy zdecydowałyby się na udział w konkursie. Oferentom istotnie pomogłyby wytyczne dotyczące kosztorysu, a zwłaszcza stawek dot. kosztów pracy archiwalnej, usług digitalizacji, konserwacji. Pomoc formalna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych byłaby również pożądana w momencie składania sprawozdania. Tu też, stosowane w MKiDN przez wiele lat rozwiązanie dot. możliwości wcześniejszego przesłania sprawozdania w celu weryfikacji podstawowych błędów, mogłoby znacznie pomóc niedoświadczonym podmiotom w rozliczeniu środków publicznych.

  8. Elektroniczny formularz i eliminacja konieczności przesyłania podstemplowanych załączników.
    Konieczność składania wniosków w formie papierowej znacznie wydłuża przygotowanie oferty oraz powoduje ryzyko popełnienia większej liczby błędów. Większość instytucji grantodawczych korzysta z elektronicznych systemów, co wpływa pozytywnie na jakość ofert, ponieważ:
    - eliminuje podstawowe błędy rachunkowe czy formalne przy składaniu oferty wynikłe z nieuwagi,
    - wydłuża czas na przygotowanie merytoryczne wniosku,
    - ułatwia aplikowanie, ponieważ eliminuje konieczność dostarczania podpisanych dokumentów typu KRS, które są dostępne online.
    Elektroniczny formularz wprowadzono w jednej z edycji konkursu (2017 rok) i nie wpłynął wówczas żaden wniosek błędny formalnie.

  9. Wyeliminowanie konieczności dostarczania umów z partnerami na etapie składania wniosku
    W przypadku większości konkursów dotacyjnych organizowanych przez MKiDN, na etapie składania wniosku jedynie wpisuje się partnerów i ich rolę w projekcie, a dopiero w przypadku otrzymania dotacji jest konieczność dostarczenia umów lub listów intencyjnych dotyczących współpracy. W takiej sytuacji wymagane jest złożenie oświadczenia (w formularzu wniosku), że jeśli uzyska się dofinansowanie, dostarczone zostaną umowy partnerskie. Konieczność dostarczania umów partnerskich przy bardzo krótkim czasie na aplikowanie może w praktyce uniemożliwiać dla wielu organizacji składanie ofert partnerskich.

  10. Zniesienie limitu na koszty promocji (obecnie 5%)
    W regulaminie konkursu istnieje zapis ograniczający koszty promocji do 5% wartości dotacji. Jest to bardzo niewielki odsetek nie pozwalający dostatecznie upowszechnić efekty konkursu. Jeszcze 2 lata temu w regulaminie wielu konkursów dotacyjnych istniał zapis ograniczający koszty promocji do np. 10%. Obecnie odchodzi się od tego, traktując promocję jako niezbędny element każdego zadania (np. w tegorocznych programach “Fundusz Inicjatyw Obywatelskich”, “Kultura cyfrowa” czy “Rozwój Sektorów Kreatywnych” nie istnieje ograniczenie kosztów na promocję). Regulaminy konkursowe kładą nacisk na działania promocyjne, uwzględniając ją w  kryteriach oceny wartości merytorycznej. Jednocześnie w wielu regulaminach pojawia się zapis o niekwalifikowalności kosztów na zakup materiałów promocyjnych w rodzaju kubków, długopisów, toreb itd, co wydaje się zasadne w przypadku konkursu “Wspieranie działań archiwalnych”.

  11. Działania promocyjne wokół konkursu
    W tym roku konkurs nie został ogłoszony na najpopularniejszym portalu dla organizacji pozarządowych - ngo.pl. Być może był to jeden z powodów niewielkiej liczby zgłoszeń. Na stronie NDAP w ogłoszeniu o konkursie, jest jedynie krótka informacja o konkursie. Warto przybliżyć ideę i cele konkursu, tak jak robi to wiele grantodawców, tak, żeby uświadomić organizacjom pozarządowym, że konkurs skierowany jest właśnie do nich (wiele z nich może nie znać określenia “ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny”)
    Z badań Ośrodka KARTA (“Archiwa społeczne. Modele współpracy z państwem”) wynika, że konkurs NDAP jest unikalny na skalę światową. W wyniku konkursu zostało zabezpieczonych i udostępnionych wiele cennych materiałów z niepaństwowego zasobu archiwalnego. Warto promować efekty i rezultaty konkursu. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych już podjęła prace związane z promocją efektów konkursu - w 2018 ukazała się na stronie archiwa.gov.pl notka na temat efektów konkursu przeprowadzonego w 2017 roku. Do beneficjentów została wysłana prośba o informację na temat rezultatów projektu oraz fotografie towarzyszące.

Lista powyższych postulatów została wypracowana na spotkaniu 20 archiwów społecznych, które odbyło się 27.10.2018 roku w Warszawie z inicjatywy Fundacji Ośrodka KARTA. Następnie została udostępniona wszystkim członkom sieci archiwów społecznych. Bylibyśmy wdzięczni za możliwość zorganizowania spotkania, w trakcie którego szczegółowo moglibyśmy omówić propozycje obu stron. Efekty naszych wspólnych prac mogłyby zostać zaprezentowane na III Kongresie Archiwów Społecznych, który odbędzie się 12 października 2019 roku.

 

LISTA INSTYTUCJI, KTÓRE PODPISAŁY PETYCJĘ:

Fundacja Ośrodka KARTA
Artur Jóźwik
Fundacja Ari Ari
Longin Graczyk
Stowarzyszenie Przyjaciół S.O.S.
Małgorzata Brendel
Fundacja Aktywizacja
Anna Łapińska-Pękała
Towarzystwo Przyjaciół Archiwum Emigracji
Mirosław A. Supruniuk
Fundacja Ważka
Anna Lewińska
Fundacja Wielki Człowiek
Wojciech Kukuczka
Fundacja Kultura Obrazu
Anna Sielska
Stowarzyszenie Lambda Warszawa
Adriana Kapała
Stowarzyszenie Miłośników Ziemi Mazowieckiej MASŁAW
Patrycja Jastrzębska
Towarzystwo Miłośników Andrychowa
Daria Rusin
Śląskie Towarzystwo Genealogiczne
Rozalia Ligus
Fundacja Kresy-Syberia
Maciej Czarkowski
Fundacja Ważka
Marta Derejczyk
Fundacja "Memo" - Archiwum Nowica-Przysłup
Regina Pazdur
Fundacja Wolność i Pokój
Dariusz Zalewski
Muzyka Odnaleziona
Małgorzata Bieńkowska
Fundacja Kultury i Dziedzictwa Ormian Polskich
Maria Ohanowicz-Tarasiuk
Fundacja EDM
Dariusz Horodecki
Stowarzyszenie Dziedzictwo Jagiellońskie
Zbigniew Sandomierski
Litewskie Towarzystwo św. Kazimierza w Sejnach
Olgierd Wiaktor
Fundacja Sue Ryder
Anna Kalata
Towarzystwo Ziemi Głogowskiej
Zbigniew Mazurek
Fundacja Rodu Przelaskowskich herbu Srzeniawa
Łukasz Przelaskowski
Fundacja im. Zbigniewa Seiferta
Aneta Norek-Skrycka
Polskie Towarzystwo Pielęgniarskie, Centralne Archiwum Pielęgniarstwa Polskiego
Jadwiga Gnich
Stowarzyszenie Genius Loci - Duch Miejsca
Magdalena Lapshin
Fundacja Przestrzeń Kobiet
Ewa Furgał
Mikołowskie Towarzystwo Historyczne
Iwona Kurdziel-Drzewiecka
Fundacja TRES
Wojciech Olejniczak
Fundacja im. Zofii Rydet
Zofia Augustyńska-Martyniak
Bronowickie Archiwum Społeczne
Natalia Martini
Fundacja Pogranicze
Małgorzata Sporek-Czyżewska